Dicas sobre como seres produtiva sem perder tempo

Há uns dias escrevi sobre Trabalhar muito não implica trabalhar o tempo todo.
Houve logo vozes da reação a comentar que isso é muito bom de dizer mas que não havia medidas concretas e que eu não estava a dar dicas para aumentar a produtividade de ninguém.
Quem me conhece, sabe que eu "toco vários violinos". E primo por entregar resultados. Não por entregar tempo às tarefas. Já te disse que o meu tempo é o meu bem mais precioso? Pois é! O teu também devia de ser...

Então aqui ficam alguns truques de produtividade, que eu aplico:

1º Tempo vs prioridade

Sempre que achares que não tens tempo para alguma coisa, coloca a questão da seguinte forma: "Isto não é a minha prioridade". Desde que comecei a fazer isto, a minha vida transformou-se. Comecei a perceber o que eram as minhas prioridades. E a gastar o meu bem mais escasso (o tempo) no que realmente importa.

2º 4 ou 5 horas de trabalho

Recuso-me a planear mais do que 5 horas de trabalho por dia. Porque imponderáveis acontecem. E acontecem todos os dias. Quando há um dia que trabalhas mais do que 8 horas, até pode ser normal. 2 dias...vá. Agora todos os dias, 6 ou 7 dias por semana e 365 dias por ano...não é uma excepção. É uma regra.
Estás a ser paga pelos 365 dias de trabalho por ano? E pelas 12 horas de trabalho por dia? Olha que horas extraordinárias são mais caras? Faz as contras e vê se não estás a receber menos que a tua mulher-a-dias...

3. Sem multi-tasking

Nós as mulheres temos a mania do multi-tasking. Sim. É fixe e conseguimos fazê-lo. E conseguimos fazê-lo bem. Mas eu pergunto: quando estás a trabalhar e a pensar no que tens que levar vestido ao cocktail da empresa, ou o que tens de ir às compras porque os miúdos vão a um passeio na escola amanhã, estás a entregar-te totalmente à tarefa que estás a fazer? Experimenta a por na lista de afazeres "Pensar na lista de compras para o passeio dos putos", como algo para fazer a seguir e FOCARES-TE 100% na tarefa que estás a fazer agora. Vais ver que vai ficar muito melhor e vais despachá-la mais depressa.

4. Limita o teu tempo de trabalho

Comecei a tornar-me muito mais produtiva quando encurtei o meu tempo de trabalho. A partir do momento que assumi o compromisso de ir buscar religiosamente os meus filhos à escola em determinado horário, pois recusei pagar horas extra na escola (porque os meus filhos NÃO ficam tempo suplementar na escola, porque eu não concordo com isso), passei a fazer tudo no tempo que tinha disponível até àquela hora. E olha que resulta. Faço o mesmo, saindo mais cedo. Experimenta.

5. A tua hora custa €1000

Acredita que a tua hora de trabalho vale €1000. E age de acordo com isso.
Desperdiças €1000 a não ser produtiuva? Eu não.

6. Trabalho melhor de manhã

Até posso admitir que há pessoas diferentes, mas não creio que sejam muitas. Eu sou mais produtiva de manhã. Por isso, as minhas tarefas que implicam mais foco empenho e dedicação agendo-as todas para a parte da manhã. Deixo os telefonemas, as reuniões, as conversas para a parte da tarde. Sem contrariar o meu perfil biológico. Assim, tenho mais resultados de manhã e consigo ter trabalho despachado à tarde o que me torna mais disponível e confiante na interação com os outros.

7. Assume, que custa menos

Apesar dos planeamentos, eu sei que há dias que pura e simplesmente o trabalho não sai. Assume e vai beber um café!
Há outros dias que trabalho facilmente 12 horas seguidas sem me custar.
Aceita , que custa menos. Só não te forces a trabalhar quando não consegues. Porque nos dias em que estás "produtiva" vais trabalhar as 12 horas! E os que não estás produtiva, aproveita.

8. Sem exigência de perfeição

Tenho a experiência de que muitas de nós não fazem. Porque querem fazer tão bem que não fazem nada. A minha postura é faço e depois vejo se dá para aperfeiçoar. O ótimo é inimigo do bom taaantas vezes. Lembra-te que quem não erra é quem não faz. E "fazer" é melhor do que ser perfeito (algo que não existe).

9. Sem quebras

Uma reunião a meio da manhã ou a meio da tarde pode (e geralmente faz) arruinar todo o período. Porque quebra a manhã/tarde em dois pedaços de tempo demasiado pequenos para fazer o que quer que seja. Encaixa as reuniões todas de uma vez. de seguida e sem "converseta" pelo meio. Café e deitar conversa fora eu faço com os meus amigos.

10. Dividir para reinar

Perante tarefas imensas, parte-as em pequenas tarefas. Começas logo por conseguir fazer as primeiras tarefas e perceber por onde começar, ganhas folego porque percebes que consegues avançar perante pequenas conquistas e umas após outras vences todas até ao resultado final. Por exemplo, escrever um livro pode parecer-te algo imenso. Que não consegues, e não vais publicar, e não vais vender, e não vais...um relambório de problemas que consegues antecipar....Se começares a escrever os primeiros capítulos (sem exigência de perfeição à partida - vê 8.), vais ver que a pouco e pouco tudo começa a acontecer. E vais quebrando um problema de cada vez.

11 Delega

Não te sintas a última bolacha do pacote quando se refere a fazer melhor do que todos os outros. Delega. Em colegas de trabalho, em membros da equipa, noutras pessoas lá em casa. Se não "treinares" os outros a fazer bem, nunca farão tão bem como tu.
E não tenhas medo. Eles vão crescer. Mas nunca te substituirão. Tu só cresces se a tua equipa crescer.

12. Os golos de ontem não ganham jogos de hoje

Vira a página. O que está feito acabou. Vira a página. E não penses em problemas que não podes solucionar. Lembra-te do provérbio oriental que diz que, se um problema tem solução, não te deve preocupar. Se não tem solução também não.

13. Define milestones

Sim. Dá um tempo razoável para cada projeto/cada tarefa. E implementa no tempo que definiste. Não definir um prazo vai fazer com que as tarefas durem interminavelmente.

14. Trabalho vs. lazer

Se estás a trabalhar, trabalha. Se estás a descansar descansa. Não vás tomar cafezinho por 1 hora quando estás a trabalhar nem fiques a ver e responder a eMails quando estás (supostamente) a descansar.