Ideia de negócio #8: Escritório virtual

Já tenho escrito alguns posts com ideias de negócios, mas têm-me pedido para ser mais específica.

Por isso, cá vai...uma ideia de negócio para quem tem skills ou competências específicas em trabalho mais administrativo. Estamos a falar de prestar serviços de secretariado; estafeta; aluguer de salas, organização de eventos, telefonista, etc. Estes serviços são prestados à distância (fora das instalações do cliente).
A ideia não é nova, nem eu fui abençoada pela ideia EUREKA e descobri a pólvora. Os virtual offices existem nos EUA e em alguns países da Europa, mas cá ainda está pouco explorado.
Há 2 níveis de escritórios virtuais. Os que são on-line: ou seja são prestadores de serviço à distância e os que têm instalações físicas. Com o crescimento do negócio é muito provável a passagem do primeiro para o segundo nível, onde já se oferecem mais tipos de serviços (salas de reuniões, números de telefone dedicados, endereço fiscal, etc.).

Os clientes e problemas que lhes que resolve

Os clientes são principalmente PME que não têm capacidade ou é-lhes muito caro ter este serviço internamente, dadas as necessidades que têm. Uma pequena empresa pode não precisar de um administrativo a tempo inteiro, no entanto, ter este serviço liberta o empreendedor/responsável pelo negócio para fazer o que realmente interessa.
Este serviço poderá reduzir em muito os custos operacionais da empresa, e permite o foco no próprio negócio, potenciando um aumento das vendas.

Canais de venda e divulgação

Este tipo de negócio só se consegue potenciar quando for muito divulgado. Uma forma económica e eficaz de potenciar este negócio é através de parcerias com associações de empresários ou associações de empresas e não menos importante serão parcerias com incubadoras de empresas (as empresas que recorrem a incubadoras são geralmente pequenas, sem capacidade de ter muitos recursos humanos e com necessidades consideráveis deste tipo de serviço).

Serviços adicionais

Com o crescimento do negócio, podem começar a ser fornecidos serviços de Contabilidade, Legais, de Marketing, etc.

Necessidades de investimento

Começando por um primeiro nível (on-line puro), as necessidades de investimento são baixas. A constituição da empresa, contabilista, postos de trabalho (o número vai crescendo com o volume de trabalho) com computador, ligação à net, impressora (com fax - sim, ainda é necessário!!!), telefone, microfone para video-calls, armário para guardar documentação, material de escritório e divulgação (essencial nos primeiros tempos), site e contas de correio dedicadas.
Com o aumento para o segundo nível, as instalações já são uma componente importante dos custos (renda do escritório, que deve ter pelo menos sala de reuniões - com mesas e cadeiras, projetor, flipchart e acesso wireless - copa, máquina de café e águas).

Recursos Humanos

Um bom escritório virtual deve ter sempre alguém a atender o cliente. Há que ter os horários de funcionamento muito bem definidos para gerir as expectativas do cliente. O número de pessoas vai depender da necessidade, mas há algumas competências que são essenciais:
- Gestor: no início (e não só), há que ter alguém com uma visão do negócio, com capacidade de relacionamento e capacidade de promoção da empresa. Há que ter capacidade de negociação, de interação com os clientes, espírito pro-ativo, gerir conflitos e disciplina.
- Secretária: com capacidade de organização, de resolução de problemas, conhecimentos de secretariado, de informática e redes sociais, disciplina, cortesia e educação.

Modelo de negócio

O modelo de negócio deve ser discutido com o cliente para aferir as suas necessidade. Pode ser um serviço cobrado "à peça". Na maioria dos casos funciona como uma espécie de avença, na qual o cliente paga um valor mensal pelo serviço prestado. É comum e útil ter pacotes de serviços com preços definidos e com os serviços incluídos em cada pacote.

E pronto. Agora é fazer o plano de negócios e mãos à obra!